BAHASA INDONESIA

SURAT

          Surat adalah satu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan dan sebagainya. Meskipun jaman telah demikian maju yang ditandai dengan adanya perangkat atau peralatan komunikasi yang canggih, namun peranan surat dalam menjembatani hubungan komunikasi antarmanusia lewat bahasa tulisan tersebut tetap kokoh seolah tidak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang serba canggih. Hal itu dapat dibuktikan dengan masih digunakannya surat dalam dunia komunikasi saat ini.

Jenis - Jenis Surat

Surat Resmi

Surat resmi ialah surat yang berisi masalah kedinasan atau bisnis tertentu. Oleh karena itu, pembuatan surat-surat resmi merupakan bagian dari pekerjaan administratif yang penting. Contoh surat resmi ialah surat undangan, surat edaran, surat keputusan, surat tugas, nota dinas, pengumuman, dan surat panggilan. 

Surat memiliki bagian-bagian tersendiri dalam bentuknya, bagian surat ini memiliki fungsinya masing-masing dalam penulisan surat. Surat hendaknya disusun sesuai dengan kebiasaan yang berlaku umum di masyarakat. Setiap bagian surat  ini berguna untuk memudahkan pengguna surat dalam mengidentifiakasi pihak pengirim surat.

Seorang pegawai administrasi harus terampil dalam membuat surat sesuai dengan struktur bentuk yang berlaku secara umum tersebut. Berbeda halnya jika menulis surat pribadi yang boleh menggunakan gaya penulisan yang bersifat pribadi.

  Bagian surat pada umumnya terdiri dari Kop Surat, Leher Surat, Badan Surat, dan Kaki Surat. Berikut ulasan bagian surat berserta fungsinya :        

·           Kop Surat

 Kop surat atau kepala surat merupakan identitas awal dari sebuah surat. Pada umumnya organisasi/badan atau perusahaan mempunyai kertas kop surat yang sudah tercetak, sehingga dalam menyusun surat mereka hanya tinggal mengetikkan isi suratnya saja.

Contoh kepala surat/kop surat:

Bagian kepala surat biasanya terdiri dari hal-hal berikut

• Nama lembaga
• Logo/lambang lembaga
• Alamat lembaga
• Nomor telepon lembaga
• Kode pos dan fax lembaga (jika ada)
• Alamat email dan website lembaga (jika ada)

Kepala surat tersebut dapat dicetak sedemikian rupa demi ke artistikan suatu perusahaan tersebut, adapun fungsi kop surat tersebut adalah sebagai berikut:

1. Sebagai Identitas

Pada kepala surat selalu akan menampilkan identitas perusahaan pengirimnya. Biasanya hal yang paling mencolok adalah bentuk logo perusahaan itu sendiri, dimana logo perusahaan akan berbeda antara satu dengan lainnya. Logo atau lambang tersebut akan menjadi identitas tersendiri bagi perusahaan.

2. Pemberi Informasi

Pada kop surat akan mencantumkan nama perusahaan, logo, bidang usaha, alamat lengkap dengan nomor telepon, email ataupun alamat website perusahaan. Data ini merupakan informasi lengkap bagi konsumen maupun calon konsumen yang ingin berhubungan dengan perusahaan.

3. Alat Promosi

Dengan melihat informasi yang terdapat dalam kop surat baik alamat, lambang, atau jenis usaha yang dijalaninya maka hal ini sebenarnya berfungsi sebagai iklan atau alat promosi bagi perusahaan tersebut.

·           Leher Surat

Leher surat berisi hal-hal berikut:

1. Tanggal Surat
2. Nomor Surat
3. Lampiran
4. Hal/perihal
5. Sifat surat
6. Alamat tujuan

            Setiap bagian surat diatas selayaknya tertulis pada surat yang akan dibuat pegawai administrasi. Namun terkadang pada beberapa surat seperti surat pribadi terkadang tidak mencantumkan sifat surat secara tertulis di dalam surat tersebut.

Tanggal Surat

Tanggal surat berfungsi menunjukkan tanggal berapa, hari apa dan bulan apa surat tersebut ditandatangani. Fungsi tanggal surat adalah sebagai berikut:

• mempermudah penetapan waktu membalas surat
• mempermudah pengingat bagi penerima surat
• sebagai referensi bagi tugas administrasi

Contoh penulisan tempat tanggal surat :

Surabaya, 26 September 2018
Jakarta, 5 Januari 2019
Medan, 13 Agustus 2015

Nomor Surat

Fungsi nomor surat adalah sebagai berikut

• referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan
• petunjuk unit atau departemen asal surat
• mengetahui jumlah surat keluar pada priode tertentu
• memudahakan pengaturan dan pencarian bila diperlukan kembali

Contoh penulisan nomor surat :

045/BNS/01/08/2017
127/PMI/X/2018

Perihal Surat

Perihal atau hal adalah petunjuk mengenai isi pokok surat. Perihal berfungsi sebagai:

• simpulan isi surat
• memudahkan penerima mengetahui pokok permasalahan

Lampiran

Lampiran berfungsi sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat.

contoh 

Lampiran: –

Lampiran: 1 (satu) berkas

Lampiran: 2 (dua) berkas

Alamat yang Dituju

Fungsi alamat surat adalah sebagai berikut:

• petunjuk bagi penerima surat
• petunjuk bagi petugas administrasi

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan surat:

• Bisa menggunakan kata Yth (singkatan dari yang terhormat) untuk menghormati pihak yang dikirim surat bisa berupa atasan, rekan kerja, kolega atau teman.
• Bisa menggunakan sebutan Bapak, Ibu atau Sdr yang diikuti oleh nama orang yang dituju.
• Di akhir tiap baris tidak perlu diberikan tanda titik, kecuali untuk singkatan.
• Dianjurkan menyertakan kode pos untuk memudahkan pengiriman surat pada yang dituju.

Contoh penulisan alamat tujuan surat :

Yth. Direktur PT Maju Jaya
Jalan Airlangga No. 15
Surabaya

Yth. Bapak Sukamto
Kepala Sekolah SMA 1 Malang
Jalan Arlita No. 26
Kabupaten Malang

PT Rajawali Jaya Karta
Jalan Pahlawan No. 125
Medan 15320
Sumatera Utara

·           Badan Surat

Badan surat memiliki bagian penting dalam surat yang utuh, dimana badan surat merupakan inti dari suatu surat yang dikirim kepada instansi lain. Badan surat memiliki bagian sebagai berikut:

1. Salam Pembuka
2. Kalimat Pembuka
3. Isi Surat
4. Kalimat Penutup

Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan salam penghormatan dan pertanda pembicaraan pada isi surat akan segera dimulai. Kata-kata yang sering digunakan pada salam pembuka umumnya adalah:

   Assalamualaikum Wr. Wb.,

   Dengan hormat,

   Salam bahagia,

   dan sebagainya

Kalimat Pembuka

Kalimat pembuka berfungsi sebagai pengantar pada isi pokok pembicaraan dalam surat. Mesikipun terlihat mudah dalam pembuatan kalimat pembuka ini, ternyata masih banyak orang yang kesulitan menemukan kata awal dalam pembuatan kalimat terbuka. 

Isi Surat

Isi surat adalah uraian mengenai maksut surat itu ditulis. Atau dengan kata lain, isi surat merupakan masalah utama yang hendak dikemukakan. Sebaiknya dalam menulis isi surat harus dengan jelas, runtut, dan tidak bertele-tele.

Kalimat Penutup

Kalimat penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan, pengharapan, dan pengarahan.

·           Kaki Surat

Kaki surat merupakan bagian akhir dari sturuktur surat, kaki surat berisi hal berikut dibawah ini:

1. Salam Penutup
2. Nama Jabatan Penanda tangan
3. Tanda Tangan
4. Nama Lengkap Penanda tangan
5. Tembusan
6. Stempel Organisasi
7. Inisial pembuat surat

Salam Penutup

Salam penutup berfungsi sebagai tanda selesainya pembicaraan dan surat sudah siap untuk ditandatangani. Selain itu salam pentutp juga berfungsi sebagai penghormatan.

Contoh salam penutup :

Hormat kami,
Wassalamualaikum wr.wb,
Terima kasih,

Jabatan Penanda tangan

Jabatan penanda tangan surat harus dicantumkan pada surat resmi agar dapat diketahui siapa yang mengirimkan surat tersebut.

Tembusan

Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.

Contoh:
Tembusan:
1. Kepala SMA Negeri 01 Tanjung
2. Pembina OSIS SMA Negeri 01 Tanjung

Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga.   
Adapun Ciri-ciri surat pribadi yang perlu kita ketahui adalah :

·       Tidak menggunakan kop surat

·       Tidak ada nomor surat

·       Salam pembuka dan penutup bervariasi

·       Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis

·       Format surat bebas

Contoh surat pribadi :

Sebagai bahan latihan kerjakanlah latihan soal berikut!

Tugas Individu

Tugas ditulis di buku tulis dan dikumpulkan waktu masuk sekolah. Apabila dikumpulkan lewat email  waktu masuk tetap harus ditulis